Bagaimana Menentukan Stakeholder Paling Berpengaruh dalam Manajemen Proyek

Pemangku kepentingan proyek yang paling berpengaruh memiliki keinginan dan kemampuan untuk mempengaruhi tidak hanya langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen proyek tetapi juga hasil akhir. Sementara beberapa mungkin sekutu penting, yang lain mungkin skeptis atau berniat mengganggu proyek. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk secara akurat mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek yang paling berpengaruh dengan melakukan analisis pemangku kepentingan menyeluruh sebelum proyek dimulai.

Tujuan Analisis Pemangku Kepentingan

Analisis pemangku kepentingan berupaya mengidentifikasi pemangku kepentingan yang harus diandalkan oleh proyek, serta mereka yang memiliki kekuatan untuk mengganggu atau mengubah tujuan proyek. Karena bahkan pemangku kepentingan yang paling berpengaruh pun tidak memiliki kesetaraan yang sama dalam setiap aspek proyek, analisis juga berupaya untuk memprioritaskan mereka yang diidentifikasi berpengaruh menurut kategori dan tingkat pengaruhnya. Langkah pertama dalam prosesnya adalah tim manajemen proyek melakukan brainstorming daftar orang-orang yang akan dipengaruhi oleh proyek, serta orang-orang yang memiliki pengaruh, kekuasaan, atau kepentingan dalam hasil proyek yang berhasil atau tidak berhasil. Saat melakukan brainstorming, perhatikan bahwa daftar tersebut dapat menyertakan orang-orang baik dari dalam maupun luar bisnis.

Prioritaskan Menurut Minat dan Pengaruh

Langkah selanjutnya melibatkan pengelompokan pemangku kepentingan proyek sesuai dengan minat mereka dalam proyek dan kemampuan untuk memberikan pengaruh positif atau negatif. Ini memungkinkan Anda untuk secara progresif mempersempit daftar pemangku kepentingan yang mungkin panjang. Salah satu pendekatannya adalah dengan membuat matriks dua-dua dengan kolom yang mengklasifikasikan pemangku kepentingan menurut apakah minat mereka dalam proyek rendah atau tinggi dan baris yang mengklasifikasikan pengaruh pemangku kepentingan sebagai rendah atau tinggi. Analisis dan tempatkan setiap pemangku kepentingan di kuadran yang sesuai. Misalnya, pemilik bisnis memiliki tingkat minat dan pengaruh yang tinggi, sementara supervisor departemen mungkin memiliki tingkat minat yang tinggi - terutama jika proyek akan membutuhkan sumber daya departemen - tetapi mungkin memiliki tingkat pengaruh yang lebih rendah. Nama-nama yang muncul dengan minat tinggi,kuadran pengaruh tinggi dari kisi adalah yang paling berpengaruh - kuadran yang harus Anda libatkan sepenuhnya selama proyek berlangsung dan lakukan upaya terbaik untuk memuaskan,

Analisis Kepentingan Stakeholder

Mendapatkan dukungan total dari pemangku kepentingan yang berpengaruh sangat penting untuk memajukan tujuan proyek. Namun, sebelum ini bisa terjadi, Anda perlu memahami sepenuhnya kepentingan pemangku kepentingan utama dalam hasil proyek. Percakapan langsung dengan setiap pemangku kepentingan kunci seringkali merupakan cara terbaik untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan minat, persepsi dan pandangan. Ini juga memungkinkan Anda untuk mulai membangun hubungan yang positif dengan mereka, yang bisa menjadi sangat penting dengan para pemangku kepentingan yang memiliki pandangan negatif. Setelah percakapan ini, pisahkan pemangku kepentingan yang paling berpengaruh menurut yang mendukung dan yang mungkin menentang proyek.

Buat Rencana Tindakan

Nilai dari melakukan analisis pemangku kepentingan terletak pada peluang yang diberikannya untuk mengelola harapan pemangku kepentingan melalui komunikasi dan rencana aksi. Transparansi sangat penting untuk memuaskan pemangku kepentingan yang berpengaruh dan meminimalkan gangguan atau konflik yang dapat ditimbulkan oleh pemangku kepentingan yang berpengaruh. Pendukung proyek mungkin hanya memerlukan pembaruan rutin yang membuat mereka tetap sadar tentang kemajuan proyek. Sebaliknya, lawan mungkin memerlukan lebih banyak bujukan dan jaminan secara signifikan selama tahap awal proyek dan perlu diawasi secara ketat untuk tindakan dan reaksi saat proyek berlangsung.