Hal-hal yang Dapat Dilakukan di Tempat Kerja Saat Sistem Mati

Manajer bisnis kecil tahu bahwa waktu adalah uang. Ketika perusahaan Anda mengandalkan teknologi untuk sebagian besar kebutuhan bisnisnya, kegagalan sistem yang tidak terduga bisa menjadi masalah. Tetapi hanya karena sistem yang membuat segala sesuatunya berjalan di kantor Anda turun tidak berarti produktivitas perusahaan Anda juga harus turun. Manajer bisnis kecil harus menggunakan waktu untuk menangani tugas-tugas yang selama ini Anda hindari, atau untuk membuat penyesuaian jadwal di menit-menit terakhir untuk menyelesaikan persyaratan wajib sementara staf Anda memiliki waktu henti.

Organisasi

Orang Amerika menghabiskan hampir satu minggu kerja penuh setiap tahun untuk mencari barang-barang kantor yang hilang atau salah tempat. Meskipun banyak dari kita menunda-nunda dalam hal pengorganisasian, sangat mengejutkan mengetahui bahwa bisnis AS kehilangan lebih dari $ 89 miliar dolar setiap tahun karena disorganisasi, menurut sebuah studi 2010 dari Brother International Corporation. Jika karyawan Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan meja biasa karena sistem sedang tidak aktif, instruksikan mereka untuk menggunakan waktu tersebut untuk mengatur ruang kantor dan membuat rencana manajemen catatan. Manajemen arsip adalah bagian penting dari organisasi - ini akan mengurangi biaya penyimpanan dan pengarsipan perusahaan Anda dengan menghilangkan dokumen yang tidak perlu, ini akan memungkinkan staf untuk menemukan informasi lebih cepat dan akan memastikan bahwa bisnis Anda memenuhi kewajiban penyimpanan arsip hukum.

Prosedur

Gunakan waktu saat sistem sedang down untuk mengembangkan dan memperbarui manual prosedur untuk operasi dan sumber daya manusia. Kurangnya - atau tidak efisien - praktik sumber daya manusia adalah alasan utama kegagalan bisnis kecil, menurut sebuah studi oleh Glenn McEvoy yang diterbitkan dalam Journal of Small Business Management. Jika bisnis Anda sudah memiliki kebijakan dan prosedur, luangkan waktu untuk meninjau keakuratan manual. Pastikan proses yang benar-benar diikuti oleh staf Anda sama dengan yang diuraikan dalam kebijakan, dan periksa apakah setiap pedoman mematuhi undang-undang saat ini. Jika Anda belum membuat prosedur, mulailah dengan melakukan analisis SWOT terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi. Tinjau misi dan strategi bisnis,identifikasi pencapaian kritis jangka pendek dan jangka panjang yang ingin Anda capai, lalu kembangkan prosedur untuk mengatasi masalah yang Anda temukan dalam analisis Anda.

Latihan

Tinjau mandat pelatihan yang diwajibkan negara Anda. Negara bagian tertentu - termasuk namun tidak terbatas pada California, Connecticut, Illinois, Maine, dan New Hampshire - mewajibkan perusahaan untuk memberikan pelatihan anti-pelecehan khusus kepada karyawan. Perusahaan Anda kemungkinan besar diwajibkan untuk memberikan pelatihan ini di beberapa titik, jadi masuk akal untuk menggunakan hari yang tidak produktif saat sistem mati untuk pelatihan, dan melanjutkan pekerjaan rutin Anda pada hari pelatihan semula dijadwalkan. Alternatif lain termasuk memberikan pelatihan sambil bekerja kepada staf baru dan belum berpengalaman, dan meminta anggota staf saling melatih satu sama lain dalam berbagai fungsi sehingga cakupan tersedia ketika anggota staf sakit atau membutuhkan bantuan.

Rencana Kontinjensi

Kegagalan sistem yang tidak terduga memberi Anda kesempatan sempurna untuk menguji rencana darurat Anda. Gunakan pengalaman real-time Anda tentang masalah yang muncul tanpa sistem untuk mengidentifikasi kekurangan dalam dokumen perencanaan kontinuitas Anda saat ini. Jika Anda belum memiliki rencana kesinambungan bisnis, sekarang adalah waktu yang ideal untuk mengembangkannya, menggunakan pengalaman Anda dengan kegagalan sistem ini. Identifikasi apakah karyawan Anda perlu menyimpan daftar manual informasi pelanggan, mencari lokasi di luar lokasi untuk melakukan pekerjaan perusahaan Anda, atau meningkatkan kapasitas penyimpanan Anda untuk dokumen cadangan sistem.