Pedoman Serah Terima Pekerjaan

Ketika satu orang meninggalkan pekerjaan dan yang lain menggantikannya, ada gunanya memiliki pedoman penyerahan pekerjaan untuk membantu kelancaran masa transisi pekerjaan. Idealnya, pekerja yang akan keluar harus memiliki waktu untuk mendiskusikan pedoman pekerjaan baru dari karyawan yang masuk dan memberinya beberapa petunjuk untuk membantu membuat transisi lebih mudah. Jika jangka waktu ini tidak memungkinkan, dokumentasi tertulis harus tersedia untuk mempermudah masa transisi.

Uraian Tugas

Karyawan yang akan keluar harus membuat deskripsi pekerjaan yang merinci aktivitas spesifik yang menjadi tanggung jawabnya setiap hari, mingguan, bulanan, dan tahunan. Deskripsi pekerjaan ini mungkin berbeda dari yang digunakan oleh sumber daya manusia. Deskripsi pekerjaan ini juga dapat mencakup daftar keterampilan khusus yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Sebagai bagian dari proses penulisan deskripsi pekerjaan, pekerja yang berangkat harus menyertakan daftar file kunci dan lokasinya, bersama dengan notasi tentang cara mengakses file. Deskripsi pekerjaan juga harus mencakup acara tahunan yang diawasi oleh orang tersebut.

Sejarah Proyek

Karyawan yang akan keluar harus membuat catatan tentang setiap proyek yang sedang berlangsung yang merupakan bagian dari uraian tugasnya. Catatan mengenai sejarah proyek, pendanaan, masalah dan resolusi, serta tujuan proyek, perlu menjadi bagian dari dokumentasi ini, bersama dengan file apapun yang berhubungan dengan proyek tersebut. Ada baiknya juga untuk menyertakan nama rekan kerja yang juga merupakan peserta dalam proyek, informasi kontak mereka, dan deskripsi singkat tentang peran mereka dalam proyek.

Informasi Masuk

Pedoman penyerahan pekerjaan harus mencakup daftar siapa yang harus dikunjungi untuk mendapatkan informasi. Daftar staf pengawas, serta pekerja di bawah pengawasan karyawan yang akan berangkat, memberikan bantuan visual kepada karyawan baru untuk membantu menjaga nama orang baru dan peran mereka di kantor. Pedoman pekerjaan baru juga harus mencakup informasi tentang di mana mengambil perlengkapan kantor dan cara mengoperasikan mesin kantor, telepon, dan peralatan lain yang merupakan bagian dari fungsi pekerjaan sehari-hari.

Bayangan Pekerjaan

Jika memungkinkan, pedoman harus mengarahkan karyawan baru untuk membayangi karyawan yang akan meninggalkan pekerjaannya untuk jangka waktu tertentu. Ini memberi orang baru kesempatan untuk bertemu rekan kerja dan memahami cara kerja kantor. Selama fase terakhir dari pekerjaan membayangi, kedua orang itu harus bertukar peran. Karyawan baru harus mengambil alih pekerjaan tersebut, dan orang yang akan meninggalkan pekerjaan tersebut hanya berfungsi sebagai penasihat dan menjawab setiap pertanyaan yang tersisa yang mungkin dimiliki orang baru tersebut.