Contoh Bagaimana Mengkomunikasikan Proses Baru Perubahan di Tempat Kerja

Proses dan perubahan prosedural adalah bagian umum dari pembenahan dan pengaturan ulang tugas, tujuan, dan inisiatif tempat kerja. Ada beberapa contoh bagaimana mengkomunikasikan perubahan proses baru di tempat kerja. Dalam bisnis kecil, bahkan perubahan prosedural yang kecil pun dapat berdampak besar pada efisiensi dan produktivitas.

Mungkin yang lebih penting daripada perubahan prosedural dan proses yang sebenarnya adalah kemampuan untuk mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada semua karyawan. Mengkomunikasikan perubahan proses dengan benar akan membantu menjaga semua karyawan pada halaman yang sama sambil memenuhi tujuan dan inisiatif baru perusahaan.

Tata Spesifik

Identifikasi proses perubahan yang sebenarnya, dampak yang diharapkan dari perubahan dan alasan Anda untuk memulai perubahan. Ciptakan visi untuk membantu karyawan tertarik dan terlibat dalam perubahan yang terjadi. Misalnya, saat mengimplementasikan program perangkat lunak baru, Anda akan ingin mengidentifikasi kapan perubahan akan terjadi dan manfaat menggunakan program baru untuk perusahaan, seperti pengurangan biaya. Soroti manfaat yang diterima karyawan, seperti kemudahan penggunaan, untuk membantu mendorong karyawan dalam perubahan.

Identifikasi Apa yang Perlu Berubah

Pertimbangkan dampak perubahan dan pertimbangkan kebutuhan untuk menyertakan vendor luar dan pelanggan dalam proses komunikasi. Meninggalkan seseorang dari proses komunikasi terkait dengan perubahan prosedural di tempat kerja dapat merusak hubungan dan produktivitas. Dalam hal memperkenalkan perangkat lunak baru, Anda perlu memberi tahu semua karyawan tentang perubahan tersebut dan mempertimbangkan untuk mendidik vendor tentang langkah apa pun yang diperlukan terkait dengan penggunaan program baru untuk keuntungan mereka, seperti melacak pesanan atau penjualan.

Memilih Metode Komunikasi

Pilih komunikasi massal yang tidak mahal, seperti email, untuk perubahan proses kecil yang memerlukan sedikit penjelasan dan meninggalkan sedikit ruang untuk kebingungan. Komunikasikan perubahan prosedural utama, seperti yang terkait dengan penanganan keluhan pelanggan, dengan cara yang lebih intim. Pilihan untuk mengkomunikasikan perubahan besar termasuk mengadakan sesi informasi dan melakukan pertemuan tim atau departemen.

Dalam kasus memperkenalkan program perangkat lunak baru, mengkomunikasikan perubahan dengan departemen atau karyawan dalam kelompok kecil akan memungkinkan Anda menyesuaikan diskusi untuk menjelaskan bagaimana penerapan program perangkat lunak baru mempengaruhi dan menguntungkan setiap kelompok.

Tangani Semua Masalah

Jawab pertanyaan tentang perubahan sesuai kebutuhan dan perjelas bahwa membantu karyawan dan semua pihak yang berkepentingan bertransisi ke proses baru adalah prioritas utama. Sediakan pelatihan bila perlu. Misalnya, saat menangani transisi ke program perangkat lunak baru, pertimbangkan untuk melatih sekelompok karyawan terpilih untuk membantu menjadi pelatih atau mentor. Ini akan memberi karyawan perhatian yang dipersonalisasi dalam lingkungan yang mendukung.