Bagaimana Menjadwalkan Kerja Shift

Perusahaan yang menjalankan dua atau tiga shift kerja per hari, menggunakan campuran karyawan musiman, paruh waktu dan penuh waktu, menghadapi tantangan penjadwalan yang lebih luas daripada perusahaan yang beroperasi hanya selama jam kerja normal. Setiap karyawan paruh waktu memiliki kebutuhan dan preferensi yang berbeda mengenai jadwal kerja mereka, dan manajer penjadwalan harus mempertahankan tindakan penyeimbangan yang kompleks untuk memastikan bahwa semua kebutuhan karyawan terpenuhi selain kebutuhan staf perusahaan.

1

Bicaralah dengan setiap karyawan tentang preferensi dan kebutuhan penjadwalan pribadinya. Kumpulkan spreadsheet yang mencantumkan total jam per minggu yang diinginkan setiap karyawan paruh waktu atau musiman untuk bekerja, hari kerja pilihan setiap karyawan, shift yang disukai, dan hari apa pun yang tidak tersedia.

2

Minta karyawan untuk memberi tahu Anda setidaknya satu bulan sebelumnya tentang perubahan apa pun dalam kebutuhan dan preferensi pribadi mereka jika memungkinkan, dan beri tahu karyawan bahwa itu akan menjadi tanggung jawab mereka untuk mencari rekan kerja untuk menutupi shift mereka karena hal terakhir- perubahan menit.

3

Tentukan total kebutuhan Anda untuk jam kerja karyawan setiap hari dan setiap shift individu selama periode yang bersangkutan. Seimbangkan jam kerja dengan pendapatan sepanjang hari sebagai bagian dari penempatan pekerja paruh waktu. Dekati setiap shift dengan perkiraan pendapatan yang diharapkan untuk membantu menentukan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan setiap hari dan di setiap shift.

Stasiun pengisian bahan bakar, misalnya, mungkin mengalami lonjakan permintaan yang besar selama jam sibuk pagi dan sore, dan mungkin selalu melihat permintaan turun setelah tengah malam. Dengan demikian, manajer stasiun pengisian bahan bakar tahu untuk menjadwalkan lebih banyak karyawan selama jam-jam sibuk dan lebih sedikit selama shift larut malam.

4

Tetapkan karyawan pada shift dan hari tertentu sesuai dengan preferensi pribadi mereka. Lihatlah shift dan hari yang disukai setiap karyawan, dan tetapkan shift sesuai dengan preferensi mereka. Gunakan penilaian Anda saat menghadapi preferensi yang bertentangan; cobalah untuk tidak menyukai karyawan yang sama setiap periode. Pada titik ini Anda harus mengisi beberapa shift, tetapi mungkin akan ada beberapa celah yang tersisa.

5

Isi kesenjangan jam kerja karyawan yang tersisa dengan menugaskan karyawan yang mungkin belum tentu meminta shift spesifik tersebut tetapi masih tersedia dan belum mencapai jumlah jam maksimum yang diinginkan untuk seminggu. Misalnya, jika Anda memiliki karyawan khusus shift kedua yang tersedia selama 32 jam per minggu, yang saat ini dijadwalkan selama 24 jam, tempatkan karyawan tersebut di celah shift kedua yang bertentangan dengan hari libur yang diminta.

6

Posting jadwal yang telah selesai di tempat yang terlihat setidaknya satu minggu sebelum jadwal diberlakukan untuk memberikan waktu kepada karyawan untuk menangani masalah atau permintaan yang mungkin mereka miliki. Atur ulang jadwal jika Anda membuat kesalahan tetapi cobalah untuk tidak mengubah jadwal karena ketidaknyamanan kecil atau konflik yang tidak diberitahukan oleh karyawan kepada Anda.