Bagaimana Memformat Faktur

Sebagai pemilik bisnis kecil, mata pencaharian Anda berpusat pada kemampuan Anda untuk membuat klien membayar Anda tepat waktu. Jika Anda berurusan dengan perusahaan besar, atau bahkan perusahaan kecil dengan proses ketat dalam piutang, mengirimkan faktur yang diformat dengan benar dapat menjadi pembeda dalam pembayaran tepat waktu atau menunggu perusahaan untuk memilah dan menyetujui pembayaran. Selain itu, faktur yang diformat dengan benar dapat membantu tim akuntansi Anda melacak pembayaran dan menyelesaikan perselisihan. Sangat mudah untuk membuat template faktur dalam pengolah kata atau aplikasi spreadsheet; luangkan waktu untuk memformatnya secara profesional.

1

Berikan informasi faktur dasar di bagian atas faktur. Sertakan tanggal faktur, syarat pembayaran apa pun dari penjualan, dan detail pengiriman. Berikan bidang referensi untuk informasi tambahan seperti nomor pesanan pembelian klien atau referensi lainnya.

2

Beri nomor pada faktur. Setiap faktur harus diberi nomor unik sehingga dapat dilacak secara individual di pembukuan Anda. Sementara bisnis menggunakan banyak skema untuk memberi nomor pada faktur mereka, banyak yang menggunakan awalan untuk menunjukkan tahun pembuatan faktur dan mengidentifikasi pelanggan. Dalam sistem invoice yang menggunakan sistem penomoran ini, 12-004-1994 dapat menunjukkan invoice yang dikirim pada tahun 2012, ke nomor pelanggan 004, sehingga menjadi 1.994 invoice yang dikirim tahun itu.

3

Cantumkan nama bisnis, alamat, dan nomor telepon Anda di bagian atas faktur di area "Kirim ke:". Informasi ini sering kali disejajarkan dengan margin kanan pada faktur.

4

Sertakan nama klien di invoice, di kolom "Tagih ke:". Ini harus sespesifik mungkin, termasuk nama bisnis, lokasi dan nomor telepon, dan, jika ada, nama perwakilan klien yang membeli barang. Beberapa perusahaan mengharuskan setiap perwakilan untuk mengesahkan faktur sebelum dibayar, jadi jika tidak merujuk seorang karyawan dapat menunda pembayaran. Informasi ini biasanya berada di dekat bagian atas, sejajar dengan margin kiri.

5

Berikan daftar terperinci dari semua pembelian; ini merupakan bagian terbesar dari faktur. Untuk menghemat ruang, Anda dapat mencantumkan setiap item, harganya, dan jumlah total item yang terjual dalam kolom individual, diakhiri dengan total baris untuk item tersebut.

6

Total semua total item baris untuk meringkas penjualan di faktur. Cantumkan biaya tambahan apa pun, seperti biaya pengiriman atau biaya keuangan, di badan faktur setelah total barang yang dibeli. Sebutkan setiap tagihan dengan deskripsi.

7

Cantumkan jumlah keseluruhan di bagian bawah faktur. Ini harus mencerminkan apa yang Anda harapkan dari klien untuk membayar Anda untuk semua layanan yang diberikan pada faktur. Cantumkan tanggal jatuh tempo dan bentuk pembayaran yang Anda terima, seperti cek atau transfer uang.