Dasar-dasar Etiket Digital di Tempat Kerja

Sebagian besar basis digitalisasi adalah satu dan nol. Angka-angka ini memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi dengan kecepatan cahaya, berbicara tanpa kabel di telepon, dan menjangkau pelanggan yang berada jauh dari benua. Sayangnya, teknologi digital yang luar biasa ini juga memiliki sisi yang kurang spektakuler ketika perangkat dan aplikasi disalahgunakan atau disalahgunakan. Jika Anda adalah seorang karyawan atau manajer di tempat kerja di mana etiket digital yang tepat sering kali diabaikan, Anda dapat memeriksa dasar-dasar teknologi dan mengikuti saran untuk memulihkan kesopanan digital.

Email dan Pesan Instan

Para profesional masih menggunakan email sebagai alat komunikasi formal di tempat kerja, serta untuk memo resmi perusahaan dan dokumentasi digital. Faktanya, email yang diarsipkan terkadang digunakan sebagai bukti dalam kasus hukum. Saat Anda menulis atau membalas email, gunakan format dan nada surat bisnis profesional. Asumsikan bahwa seseorang di luar perusahaan dapat membaca pesan Anda nanti. Jangan menyertakan konten pribadi atau yang memalukan di badan pesan Anda. Sedangkan untuk fungsi "Balas Semua", tidak perlu menyalin setiap orang dalam organisasi tentang masalah yang mungkin hanya menyangkut Anda dan manajer Anda. Beberapa perusahaan mungkin juga menyimpan log pesan instan. Gunakan bahasa Inggris yang benar dan penuh hormat saat mengirim pesan instan dengan kolega Anda.

Telepon Seluler dan Ponsel Cerdas

Penggunaan telepon seluler dasar untuk komunikasi suara ada di mana-mana, tetapi smartphone juga semakin populer. Artikel Mei 2011 di situs Small Business Trends mengutip survei oleh Portfolio.com yang menunjukkan bahwa 37 persen responden dalam bisnis skala kecil dan menengah menggunakan ponsel cerdas di tahun sebelumnya, yang mencerminkan perpindahan dari komputer desktop dan laptop tradisional. Jika tempat kerja Anda termasuk dalam tren ini, berhati-hatilah saat mengorbankan kemampuan Anda untuk melakukan tugas pekerjaan Anda secara memadai. Misalnya saja miniatur keyboard pada smartphone dapat membuat penulisan pesan menjadi sulit, dan hasil akhirnya berupa email yang tidak lengkap atau penuh dengan singkatan yang membingungkan. Jangan mencoba membuat dokumen penting perusahaan di ponsel cerdas. Sebaliknya, tunggu untuk menggunakan pengolah kata yang berfungsi penuh di komputer Anda. Juga,coba gunakan ponsel Anda hanya untuk aktivitas bisnis, simpan panggilan pribadi untuk keadaan darurat.

Jaringan sosial

Situs media sosial seperti Facebook dan Twitter memberi peluang bisnis untuk menargetkan iklan secara murah pada audiens konsumen tertentu. Banyak perusahaan mempekerjakan staf yang paham teknologi yang memiliki keahlian dalam jejaring sosial dan memberikan dukungan pelanggan melalui media ini. Michael Thomas adalah direktur media sosial di BlueEyed Digital Marketing. Dia menulis "Bagaimana Mempraktikkan Etika Media Sosial" untuk Media Sosial Hari Ini pada Agustus 2011. Beberapa sarannya adalah nalar bisnis yang umum, seperti mengetik "halo" atau "selamat tinggal" saat berinteraksi dengan pelanggan, atau bersikap jujur, tetapi mereka layak untuk diingat. Lebih penting lagi, Thomas merekomendasikan Anda memahami komunikasi media sosial Anda dengan jelas, tetapi berhati-hatilah dengan apa yang Anda nyatakan secara online. Jangan berbagi aktivitas internal perusahaan dengan dunia luar,terutama jika sesama karyawan memiliki profil pribadi dan berteman atau terhubung ke profil publik jejaring sosial tempat kerja.

Penggunaan Komputer

Perusahaan semakin banyak mengadakan dan menggunakan teknologi untuk meningkatkan produktivitas melalui otomatisasi dan untuk mengurangi biaya lain, seperti tenaga kerja. Jika Anda menggunakan desktop atau laptop tempat kerja, pastikan itu untuk sebagian besar aktivitas terkait bisnis. Beberapa perusahaan bisnis kecil mungkin menyewakan atau menyewakan peralatan komputasi, dan Anda tidak ingin dokumen dan foto pribadi muncul di hard drive jika PC memerlukan perawatan atau harus dikembalikan ke perusahaan penyewaan peralatan. Selain itu, jangan menginstal game dan aplikasi hiburan lain yang dapat memperlambat program bisnis penting. Terakhir, jangan gunakan PC tempat kerja Anda untuk mencari pekerjaan lain atau menjalankan pertunjukan sampingan di tempat kerja. Beberapa perusahaan bahkan melarang membuat entri di blog pribadi selama jam kerja.