Prosedur Penghapusan Saldo Kecil

Mengumpulkan piutang perusahaan adalah tugas rutin sampai akun berhenti membayar. Perusahaan menghapus saldo kecil ketika waktu dan uang yang dihabiskan untuk menagih jumlah yang jatuh tempo melebihi manfaat yang diperoleh dengan mengumpulkan saldo penuh. Kebijakan dan prosedur perusahaan untuk penghapusan saldo kecil harus jelas, dan perusahaan harus meninjau serta memperbarui kebijakan dan prosedur sehingga keduanya terus memenuhi kebutuhan bisnis.

Pengaturan Kebijakan

Kebijakan untuk menghapus saldo kecil menetapkan prosedur yang harus diikuti oleh kolektor. Kebijakan tersebut menjelaskan jumlah maksimum yang boleh dihapuskan oleh karyawan sebagai saldo kecil, upaya yang harus dilakukan karyawan untuk mengumpulkan saldo, dan prosedur teknis untuk mendokumentasikan dan mendebit penghapusan tersebut. Kebijakan tersebut juga menetapkan jabatan karyawan yang memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan tersebut dan menjelaskan proses audit kepatuhan terhadap kebijakan tersebut.

Mengidentifikasi Akun

Langkah pertama dari prosedur ini adalah mengidentifikasi saldo rekening kecil yang dipertimbangkan pengulas untuk dihapuskan. Kolektor menjalankan kueri bulanan yang menghasilkan laporan akun lewat jatuh tempo dengan saldo yang sama dengan atau kurang dari jumlah yang ditetapkan kebijakan sebagai saldo kecil.

Menyetujui Penghapusan

Peninjau kemudian menganalisis riwayat penagihan setiap rekening saldo kecil untuk memvalidasi bahwa staf melakukan upaya yang ditentukan oleh kebijakan untuk menagih setiap utang. Misalnya, jika kebijakan mengharuskan staf untuk mengirimkan tiga pemberitahuan dan membuat dua panggilan telepon ke pihak yang bertanggung jawab, peninjau meninjau log atau file kertas untuk memverifikasi bahwa kolektor mengirimkan pemberitahuan yang diperlukan dan membuat panggilan telepon yang diperlukan. Jika akun tersebut memenuhi kriteria, peninjau menyetujui penghapusan dan membuat dokumen penyesuaian yang mencatat jumlah penghapusan, tanggal peninjau merekomendasikan penghapusan dan alasan penghapusan.

Membuat Debit dan Kredit

Langkah terakhir dalam prosedur penghapusan saldo kecil adalah membuat debit dan kredit yang sesuai dalam sistem akuntansi. Pada bulan setelah peninjau menyetujui akun untuk penghapusan, perusahaan mengkredit akun tersebut dan mendebit biaya dengan kode debit administratif. Untuk tujuan akuntansi, perusahaan memperlakukan debit seperti halnya tunjangan administratif lainnya, seperti biaya yang tidak diizinkan dan pembengkakan biaya. Biaya yang tidak diizinkan adalah biaya yang menurut auditor tidak diperbolehkan berdasarkan kontrak atau kebijakan; cost overrun adalah biaya yang melebihi anggaran. Untuk setiap debit ini, salinan elektronik dari dokumen penyesuaian menyediakan cadangan untuk entri debit.

Mengumpulkan Pembayaran Terlambat

Terkadang, pemegang akun membayar saldo setelah perusahaan menghapus utangnya. Ketika pemegang rekening yang menunggak melakukan pembayaran, perusahaan memproses pembayaran tersebut seolah-olah dilakukan pada rekening giro. Staf akuntansi menyetorkan pembayaran dan menyiapkan voucher jurnal yang membalikkan penghapusan. Perusahaan memasukkan proses untuk membalikkan penghapusan sebagai bagian dari prosedur penghapusan saldo kecil.

Meninjau dan Mengaudit

Perusahaan secara berkala meninjau kebijakan dan prosedur akuntansi seperti prosedur hapus buku untuk memastikan bahwa prosedur tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan. Jika, misalnya, tinjauan menunjukkan bahwa banyak debitur pada akhirnya membayar saldo yang sudah mendekati atau mendekati batas hapus hapus, perusahaan dapat menurunkan batas tersebut untuk mengurangi jumlah pembalikan penghapusan. Demikian pula, perusahaan secara teratur mengaudit prosedur hapus buku mereka untuk memastikan bahwa kolektor mengikuti kebijakan dan tidak ada bukti kecurangan dalam penghapusan yang disetujui.