Komunikasi Bisnis yang Tidak Pantas

Komunikasi yang baik sangat penting untuk kesehatan bisnis Anda secara keseluruhan. Komunikasi tertulis dan lisan internal dan eksternal mewakili tingkat profesionalisme di perusahaan Anda. Komunikasi bisnis yang tidak tepat dapat merusak hubungan klien, moral yang rendah di antara karyawan dan secara negatif mempengaruhi reputasi perusahaan Anda. Buat pedoman yang jelas secara tertulis bagi karyawan tentang apa yang pantas dan diharapkan dalam semua bentuk komunikasi untuk menghindari konsekuensi komunikasi yang buruk.

Komunikasi tertulis

Dari memo hingga laporan, jangan pernah menyimpang dari nada profesional dalam komunikasi bisnis tertulis. Hindari penggunaan humor dan hindari nada nada merendahkan. Sesuaikan komunikasi Anda dengan audiens yang dituju. Jargon industri yang sangat teknis seringkali tidak sesuai untuk dokumen umum. Tulis dengan jelas dan ringkas serta batasi penggunaan singkatan. Format dokumen Anda dengan benar dan jaga agar tetap efisien. Hiasan mewah tidak diperlukan dalam dokumen bisnis.

Surel

Email sering dianggap sebagai metode komunikasi yang kurang formal daripada surat dan memo tercetak, tetapi Anda harus mencegah sikap tersebut di antara karyawan, terutama untuk komunikasi dengan klien. Email yang tidak pantas mencakup penggunaan emotikon, bahasa gaul, dan singkatan dari jenis yang digunakan dalam SMS. Dorong karyawan untuk membuat email dengan cara yang sama seperti surat bisnis tradisional, dengan salam standar dan tanda tangan lengkap yang menyertakan logo atau nama perusahaan. Sebelum mengirim email ke penerima, periksa tata bahasa dan ejaan yang benar.

Telepon

Dengan maraknya email dan SMS di kalangan karyawan, etika bertelepon terkadang hilang atau tidak pernah dipelajari. Komunikasi telepon yang tidak tepat berkisar dari yang tidak sopan hingga layanan pelanggan yang buruk. Instruksikan karyawan untuk berbicara dengan sopan, jujur, hindari panggilan di speaker ponsel dan bersabarlah, bahkan dengan pelanggan yang tidak sopan. Telepon seluler memungkinkan karyawan untuk melakukan bisnis di tempat selain kantor, tetapi tetap memperhatikan sekeliling saat menerima atau melakukan panggilan bisnis. Suara latar yang keras dapat mengganggu dan mengganggu selama panggilan penting.

Mengirim SMS

Sebagian besar bentuk SMS tidak pantas digunakan dalam lingkungan bisnis. Informalitas mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda, dan terlalu mudah untuk membuat kesalahpahaman dengan SMS. Email atau panggilan telepon adalah metode yang lebih baik untuk menjadwalkan janji temu, membuat permintaan atau mengkomunikasikan ide penting. Mengirim SMS dalam situasi bisnis sering kali dilakukan secara diam-diam pada waktu yang tidak tepat, seperti saat rapat, dan harus dicegah.

Komunikasi internal

Kurangnya komunikasi antara manajemen dan karyawan adalah cara yang baik untuk menumbuhkan rumor dan spekulasi negatif. Masukkan kabar baik ke dalam buletin karyawan dan komunikasikan kabar buruk langsung kepada karyawan. Informasi yang jujur ‚Äč‚Äčlebih baik daripada tidak ada informasi. Meskipun rekan kerja sering kali menemukan bahwa email pendek adalah cara cepat untuk mengajukan pertanyaan, mendapatkan jawaban, dan saling memperbarui proyek, informalitas metode komunikasi tersebut tidak menjadi alasan untuk menurunkan standar profesional. Bahasa yang bermusuhan, mengancam, atau kasar tidak dapat diterima dalam bentuk apa pun.