Teknik Layanan Pelanggan Telepon

Telepon sering kali menjadi cara termudah bagi pelanggan Anda untuk menghubungi bisnis Anda jika mereka mempunyai masalah atau hanya membutuhkan informasi. Hal ini memperkuat kebutuhan untuk memberikan layanan pelanggan yang kuat melalui telepon. Telepon mungkin tidak mengizinkan jenis interaksi pribadi yang sama seperti percakapan tatap muka, tetapi menerapkan beberapa teknik dasar dapat meningkatkan keefektifannya.

Salam

Menurut pelatih dan konsultan layanan pelanggan Kate Tammemagi, Anda memiliki 10 detik untuk membuat kesan pertama melalui telepon. Untuk membuatnya positif, pastikan untuk menyapa penelepon dengan antusias dan dengan senyuman di wajah Anda. Postur tubuh Anda juga memengaruhi nada suara Anda. Duduk tegak dan condongkan tubuh sedikit ke depan. Mintalah nama pelanggan dan sering gunakan selama percakapan.

Atur Nada Positif

Tetapkan nada positif di awal percakapan dengan menunjukkan kesediaan Anda untuk membantu setelah pelanggan menyatakan masalah atau situasinya. Frasa seperti, "Tentu, saya bisa membantu Anda," atau "Ya, kami bisa melakukannya untuk Anda" mengatur panggung untuk interaksi positif dan membuat pelanggan merasa nyaman. Ajukan pertanyaan dengan cara yang tidak mengancam dengan memulai dengan nada suara yang lebih rendah dan menaikkannya menjelang akhir.

Jadikan Solusi Positif

Anda mungkin tidak selalu dapat memberikan apa yang diinginkan pelanggan dengan tepat, tetapi Anda masih dapat mencoba membuat solusi sepositif mungkin dengan menghindari bahasa negatif. Daripada mengatakan, saya tidak dapat memberikan pengembalian dana Anda dengan segera, "katakan," Prosedur normal kami meminta pemilik kami untuk menyetujui semua pengembalian dana. Kami dapat melakukan pengembalian dana Anda dalam tiga hari kerja. "

Meredakan Kemarahan

Pelanggan mungkin marah tentang sesuatu yang telah terjadi, seperti keterlambatan pengiriman atau produk yang rusak. Untuk meredakan amarah, konsultan layanan pelanggan Shep Hyken menyarankan agar membiarkan pelanggan melampiaskannya. Setelah dia selesai, minta maaf atas situasinya, kemudian dengan tenang ajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi tambahan yang akan membantu Anda menemukan solusi.

Tutup dengan Benar

Bahkan jika pelanggan tidak senang dengan hasil transaksi atau tidak menyenangkan untuk ditangani, akhiri panggilan dengan catatan positif. Rangkum solusi yang Anda tawarkan dan pastikan pelanggan memahami apa yang akan terjadi selanjutnya, serta kerangka waktunya. Tanyakan padanya apakah dia memiliki pertanyaan atau perhatian tambahan dan berterima kasih atas bisnisnya.