Cara Memulai Rapat

Rapat terkadang dipandang sebagai kejahatan yang diperlukan dalam bisnis. Pertemuan yang baik itu informatif dan menarik, tetapi pertemuan yang buruk berlangsung terus menerus tanpa cahaya yang jelas di ujung terowongan. Untuk menjalankan rapat yang berhasil menarik dan mempertahankan perhatian, tetapkan nada yang tepat sejak awal.

Perkenalkan Para Pemain

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk membuat perkenalan di awal pertemuan. Meskipun para peserta mungkin saling mengenal, hal itu memperkuat tujuan rapat untuk menyatakan perspektif bisnis yang dibawa setiap orang ke meja.

Jika peserta belum pernah bertemu sebelum rapat, perkenalan sangat penting. Izinkan setiap orang untuk memperkenalkan dirinya dan membuat pernyataan singkat tentang minat yang dia wakili. Jika misi kelompok adalah untuk bertukar pikiran, menyelesaikan proyek atau menyelesaikan masalah, mulailah pertemuan dengan beberapa pemecah kebekuan untuk melibatkan dinamika kelompok sebelum menangani tugas. Permainan asah otak sederhana, permainan nama, atau aktivitas yang menguji keterampilan berpikir kritis akan merangsang percakapan dan memberi energi pada otak.

Sebutkan Agenda

Selain siapa yang ada di dalam ruangan, peserta rapat ingin mengetahui apa yang akan dibicarakan, mengapa itu penting, dan berapa lama. Sebuah agenda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Agenda tercetak memungkinkan peserta rapat mengikuti alur rapat dan membuat catatan jika diperlukan. Agenda tersebut juga menjadi pedoman bagi fasilitator, terutama jika materi pelajaran tersesat. Memposting perkiraan waktu di depan setiap item agenda membantu agar rapat tetap mengalir dan mengakhirinya tepat waktu.

Biarkan mereka makan kue

Jika rapat diperkirakan akan berlangsung lama, mulailah dengan makanan dan minuman ringan. Tidak hanya etiket pertemuan yang baik untuk memberi makan para hadirin, ini membantu untuk membuat orang tetap fokus pada diskusi pertemuan daripada menggeram. Pertemuan pagi hari harus selalu menyediakan kopi untuk para peminum kafein. Pilih item penyegar yang ringan dan akan membuat otak tetap fokus seperti air, minuman ringan, dan makanan ringan. Undang peserta untuk datang lebih awal untuk bersosialisasi sambil menikmati minuman sebelum memulai bisnis yang serius.

Tips

Pastikan rapat dimulai pada waktu yang ditentukan. Karyawan harus menyesuaikan jadwal untuk mengakomodasi kehadiran rapat. Menunda dimulainya rapat dapat terlihat tidak sopan bagi mereka yang datang tepat waktu. Anda ingin rapat dimulai dengan nada positif, sehingga nada yang tepat ditetapkan dari awal.

Tinjau setiap item terbuka dari pertemuan sebelumnya sebelum memulai agenda saat ini. Tindak lanjuti tugas yang diberikan sehingga karyawan dapat melaporkan temuannya.

Minta peserta rapat untuk membungkam ponsel untuk meminimalkan gangguan.