Bagaimana Mendokumentasikan Masalah Karyawan dan Rencana Peningkatan

Mendokumentasikan masalah kinerja karyawan dapat memakan waktu, dan manajer bisnis kecil yang sudah berlebihan mungkin mempertanyakan nilai dokumentasi atau rencana peningkatan kinerja. Sebagian besar bisnis di Amerika Serikat sesuka hati, yang berarti seorang karyawan dapat dipecat kapan saja karena alasan yang baik, alasan buruk, atau tanpa alasan sama sekali. Namun, meskipun mungkin tampak lebih cepat dan lebih mudah untuk memberhentikan seorang karyawan, ada manfaat yang signifikan - baik dalam hal dolar, kewajiban, dan moral karyawan secara keseluruhan - untuk membantunya menjadi lebih baik.

1

Catat setiap insiden bermasalah yang Anda amati. Cantumkan rincian apa yang terjadi, di mana dan kapan kejadian itu terjadi, jika ada saksi, konsekuensi negatifnya serta kebijakan dan prosedur yang dilanggar. Catat data statistik, atau frekuensi perilaku karyawan dibandingkan dengan rata-rata kelompok kerja, jika ada. Misalnya, dokumentasikan berapa kali karyawan terlambat dibandingkan dengan jumlah hari kerja total, atau jumlah kesalahan yang dibuat karyawan dibandingkan dengan jumlah rata-rata kesalahan yang dilakukan oleh rekan kerja.

2

Diskusikan insiden masalah dengan karyawan - dokumentasi Anda tidak berguna jika tidak ditindaklanjuti atau jika pekerja tidak menyadari masalah tersebut. Temui karyawan tersebut untuk membahas masalah tersebut dan berikan dia salinan dokumentasi tersebut. Minta dia menjelaskan alasan perilaku bermasalah tersebut, dan susun strategi solusi yang mungkin dengannya.

3

Rangkum percakapan dalam rencana perbaikan tertulis. Rencana tersebut harus terdiri dari ekspektasi yang jelas - dan kebijakan atau prosedur apa pun yang mengatur ekspektasi tersebut - dan tujuan jangka pendek. Rencana tersebut juga harus merangkum solusi perbaikan yang disepakati bersama.

4

Sertakan tujuan yang spesifik dan terukur dengan kerangka waktu untuk pencapaiannya. Misalnya: "Anda akan mengurangi tingkat kesalahan Anda menjadi 5 persen atau lebih rendah untuk bulan April." Tentukan tanggal untuk tindak lanjut: "Kemajuan Anda akan ditinjau setiap bulan."

5

Temui karyawan tersebut untuk meninjau kemajuannya. Sesuaikan rencana perbaikan, jika perlu, dan dokumentasikan baik perubahan pada rencana dan rapat itu sendiri. Jika perbaikan berkelanjutan tidak tercapai, lanjutkan ke bentuk disiplin yang lebih parah.