Menulis Manual Pelatihan Teknis
Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin merasa perlu mengembangkan manual pelatihan teknis untuk karyawan atau pelanggan Anda. Apakah Anda memilih untuk menulis manual sendiri, menugaskan proyek kepada salah satu anggota staf Anda yang berpengetahuan, atau melakukan outsourcing penulisan ke kontraktor, pengembangan manual harus mengikuti pedoman tertentu sehingga memenuhi kebutuhan mereka yang akan menggunakan materi pelatihan .
Identifikasi Audiens Anda
Sebelum penulisan atau penelitian dilakukan, identifikasi siapa yang akan menggunakan manual tersebut. Jika bahannya untuk pelanggan Anda, mereka membutuhkan instruksi yang terstruktur untuk pengguna pemula. Jika Anda membuat manual untuk karyawan Anda, Anda mungkin perlu menyertakan beberapa panduan khusus untuk perusahaan Anda saat menulis materi. Misalnya, meskipun produk tertentu mungkin memiliki berbagai kemampuan, Anda mungkin ingin membatasi karyawan Anda ke subset yang lebih kecil dari mereka dan akan menyertakan pembatasan tersebut dalam manual pelatihan Anda.
Tentukan Tujuan Anda
Setelah Anda mengembangkan profil dasar audiens Anda, tentukan apa tujuan Anda dalam menulis manual pelatihan. Umumnya, manual pelatihan teknis memberikan petunjuk langkah demi langkah kepada pengguna tentang cara menggunakan suatu produk. Saat menentukan tujuan manual Anda, putuskan apakah hanya memberikan instruksi dasar atau lebih mendalam tentang penggunaan produk. Misalnya, meskipun penggunaan dasar perangkat lunak Anda mungkin untuk menulis surat, Anda mungkin juga ingin menyertakan petunjuk tambahan untuk membuat buletin.
Gabungkan Visual
Gambar visual berguna dalam memandu pengguna melalui langkah-langkah yang dijelaskan dalam konten tertulis manual pelatihan teknis Anda. Diagram alir atau diagram memberikan representasi grafis dari langkah-langkah dalam teks. Jika sesuai, foto atau gambar dapat mengarahkan pengguna ke fitur tertentu dari produk yang dijelaskan dalam instruksi. Misalnya, manual Anda mungkin memandu pengguna tentang cara menghubungkan komputer ke router. Visual dari tata letak fisik yang menunjukkan di mana kabel sambungan dipasang menambah instruksi tertulis.
Tulis dengan jelas
Sebagai seorang ahli yang menulis manual pelatihan teknis, Anda harus mempertimbangkan kata-kata Anda dengan cermat. Pertimbangkan tingkat pengetahuan yang dimiliki audiens target saat Anda menulis. Jika mereka membutuhkan manual pelatihan, mereka mungkin tidak tahu banyak tentang produknya. Mereka mungkin juga tidak memahami akronim atau jargon industri yang Anda alami. Jelaskan setiap akronim pada penggunaan pertamanya dan hindari jargon. Jelaskan langkah-langkah dengan jelas dalam pernyataan sederhana. Buat bab yang secara logis dibagi menjadi beberapa subtopik terpisah. Minta pihak ketiga untuk menguji instruksi untuk memastikan informasinya jelas dan mencapai hasil yang diinginkan.
