Bagaimana Mendokumentasikan Evaluasi Kinerja yang Buruk

Ketika karyawan berkinerja buruk, hal itu dapat memengaruhi segalanya mulai dari garis bawah perusahaan hingga moral kantor. Oleh karena itu, penting bagi manajer untuk segera menangani kinerja karyawan yang buruk dan mengembangkan strategi untuk perbaikan. Namun, sekadar memberi tahu seorang karyawan untuk bekerja lebih baik saja tidak cukup, terutama bila dia tidak meningkat dan Anda perlu menghentikan pekerjaannya. Dokumentasi tertulis yang tepat tentang masalah kinerja dan langkah-langkah yang Anda ambil untuk membantu karyawan menjadi lebih baik tidak hanya memberi Anda rencana, tetapi juga membantu melindungi Anda jika karyawan yang dipecat mengambil tindakan hukum terhadap perusahaan.

1

Kumpulkan bukti kinerja buruk karyawan. Angka penjualan, ulasan dan komentar pelanggan atau klien, atau contoh pekerjaan yang buruk mendukung klaim Anda tentang kinerja yang buruk dan berfungsi sebagai bukti jika terjadi perselisihan.

2

Jadwalkan pertemuan dengan karyawan yang berkinerja buruk. Selama pertemuan, klarifikasi ekspektasi Anda, katakan padanya bagaimana dia gagal memenuhi ekspektasi itu dan bagaimana dia bisa meningkat.

3

Biarkan karyawan tersebut menjelaskan kinerjanya yang buruk. Jika ada masalah emosional atau pribadi signifikan yang memengaruhi pekerjaannya, berikan informasi tentang program bantuan karyawan perusahaan Anda, jika sesuai. Dokumentasikan tanggapan karyawan dalam catatan Anda.

4

Kembangkan rencana peningkatan kinerja. Rencana tersebut harus mencakup langkah-langkah perbaikan yang dapat ditindaklanjuti, tenggat waktu untuk perbaikan yang ditunjukkan, dan garis besar konsekuensi jika gagal memenuhi tujuan rencana. Tanda tangani rencananya, dan minta karyawan untuk menandatanganinya juga, yang menunjukkan bahwa dia akan mengambil tindakan yang diuraikan dalam dokumen.

5

Tulis memo berdasarkan catatan rapat. Laporan tersebut harus menyoroti poin-poin diskusi Anda, dan harus menguraikan langkah-langkah yang dapat diambil karyawan untuk meningkatkannya. Minta karyawan tersebut untuk menandatangani dan memberi tanggal memo, yang menunjukkan penerimaan laporan.

6

Tambahkan catatan, rencana peningkatan kinerja dan memo tinjauan kinerja ke file personalia karyawan. Temui dia secara teratur untuk memantau peningkatannya, atau mengambil tindakan lebih lanjut jika diperlukan.