Kualitas Dasar Surat Bisnis

Surat bisnis biasanya jauh lebih formal daripada surat pribadi. Meskipun surat-suratnya formal, tetapi nada bicaranya tetap hangat dan positif. Jika Anda menulis untuk menanggapi situasi yang tidak menyenangkan, bahasa surat tersebut harus tetap sopan dan tidak bersifat antagonis atau mengancam. Format surat bisnis serta jenis kertas yang dicetak membedakannya dari surat pribadi atau sosial, juga.

Sederhana dan Ringkas

Surat bisnis harus pendek. Anda harus bisa menyatakan maksud Anda atau membuat permintaan Anda dalam beberapa paragraf singkat. Langsung ke inti surat Anda di paragraf pertama, jika tidak di kalimat pertama. Paragraf kedua dari surat itu harus memperluas maksud Anda dan menambahkan informasi pendukung, sedangkan paragraf terakhir menegaskan kembali maksud Anda dan menutup surat itu. Buat kalimatnya pendek dan hindari menggunakan kata-kata yang tidak umum.

Kualitas Bahasa

Bahasa surat bisnis harus jelas. Siapa pun yang membaca surat itu harus dapat melihat apa yang Anda minta tanpa harus membaca ulang kalimat atau mencari kata-kata. Selain jelas, surat bisnis harus akurat dan memberikan gambaran yang lengkap kepada orang yang membacanya. Jika Anda terlalu banyak bertele-tele dalam sebuah surat Anda juga mengorbankan kejelasan, jadi surat itu hanya boleh berisi informasi dan bahasa yang relevan dengan tujuan Anda. Ingatlah untuk menggunakan bahasa yang sopan dan jaga nada bicara Anda tetap ramah dengan menggunakan "tolong" dan "terima kasih."

Pemformatan

Surat bisnis mengikuti format tertentu yang membuatnya mudah dibaca. Alamat pengirim harus di atas surat dengan tanggal dan alamat penerima di bawahnya. Salam yang tepat adalah "Dear," diikuti dengan nama penerima dan titik dua. Kecuali Anda mengenal penerima secara pribadi, sebaiknya gunakan nama belakang dan gelar mereka, misalnya, "Tuan Jones," daripada nama depan mereka. Biarkan baris kosong setelah salam, lalu ketikkan paragraf pertama. Tidak perlu membuat indentasi baris pertama paragraf. Gunakan spasi tunggal untuk paragraf dan biarkan satu baris kosong di antara masing-masing paragraf. Di akhir surat, ketikkan penutup seperti "Hormat kami", sisakan empat spasi untuk tanda tangan Anda, lalu ketik nama Anda.

Properti fisik

Cetak surat bisnis di atas kertas berukuran standar. Anda dapat memilih untuk mencetak surat di atas kop surat, yang biasanya lebih berat daripada kertas fotokopi. Jika Anda menggunakan kop surat, Anda tidak perlu mengetikkan alamat Anda di bagian atas surat. Gunakan tinta berkualitas yang tidak akan luntur atau luntur untuk mencetak surat. Jika Anda mengirimkan surat tersebut, gunakan amplop ukuran bisnis.