Bagaimana Menulis Surat Pengantar untuk Memperkenalkan Organisasi & Perusahaan

Anda dapat menghindari kesalahan umum dari banyak konsultan, pemilik usaha kecil, dan tenaga penjualan saat memperkenalkan diri Anda kepada orang lain dengan mengingat satu kenyataan sederhana. Berfokus pada kebutuhan penerima surat Anda, bukan bisnis Anda, akan mempermudah penjualan. Mempelajari cara menyusun surat pengantar dengan benar akan membantu Anda membuat kesan pertama yang bertahan lama.

Tip

Semua bisnis memiliki kebutuhan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang efektif adalah menentukan bagaimana Anda dapat membantu orang lain memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang.

Tentukan Kebutuhannya

Langkah pertama dalam menulis surat pengantar adalah menentukan mengapa penerima akan tertarik pada Anda atau apa yang Anda jual. Semua bisnis memiliki kebutuhan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang efektif adalah menentukan bagaimana Anda dapat membantu orang lain memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang.

Pikirkan tentang perbedaan dan keuntungan penjualan unik Anda. Anda mendirikan perusahaan karena Anda yakin Anda memiliki sesuatu yang unik yang diinginkan orang. Surat Anda harus menunjukkan bahwa pembaca memiliki kebutuhan; ini akan memungkinkan mereka melihat bahwa Anda dapat membantu mereka mengurangi biaya, meningkatkan penjualan, meningkatkan kualitas, atau membantu mereka menghasilkan lebih banyak keuntungan.

Fokus pada Pimpinan Anda

Pangkal surat apa pun adalah kalimat pembuka atau paragraf pendek yang memberi tahu penerima mengapa mereka harus membaca surat itu. Gunakan beberapa kalimat pertama Anda untuk membicarakan kebutuhan pelanggan, bukan diri Anda sendiri. Hindari prospek seperti, "Selama lebih dari 25 tahun, Smith Consulting telah melayani Johnsonville."

Pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan yang mendorong pembaca untuk menjawab dengan cara tertentu, seperti menyetujui premis Anda atau menjawab dengan manfaat yang Anda tawarkan. Misalnya, Anda dapat memulai dengan, "Apakah Anda ingin menurunkan biaya pengiriman?" Kebanyakan pembaca akan menjawab, "Ya." Jika Anda seorang konsultan, Anda mungkin bertanya, "Mana yang lebih hemat biaya, menggunakan karyawan tetap dengan gaji dan tunjangan, atau kontraktor yang bisa Anda hubungi sesuai kebutuhan?" Jika Anda menargetkan penerima surat Anda dengan benar, mereka akan menjawab, "Menggunakan kontraktor."

Rangking Informasi Anda

Jangan membuat surat Anda menjadi dinding salinan yang mengintimidasi tanpa jalan yang jelas menuju kesimpulan. Bagilah menjadi beberapa paragraf dengan masing-masing paragraf menyediakan satu set informasi unik. Urutkan informasi dalam urutan kepentingan. Setelah Anda memimpin, yang memberi tahu pembaca apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka, gunakan paragraf berikut untuk memberi tahu mereka bagaimana hal itu akan dilakukan.

Berikan Detail Minimal

Jangan mencoba melakukan penjualan dengan surat pengantar. Hanya sedikit orang yang akan mengangkat telepon dan memesan atau mempekerjakan Anda tanpa mendapatkan informasi lebih lanjut, termasuk rapat atau percakapan telepon.

Beri tahu pembaca Anda apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka dan bagaimana Anda dapat melakukannya, dengan memberikan detail yang cukup untuk memberikan kredibilitas. Tidak ada yang mengharapkan Anda menjawab setiap pertanyaan dalam surat pengantar. Gunakan surat Anda untuk membuat orang tertarik sehingga mereka ingin menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut.

Sertakan Ajakan Bertindak

Jangan biarkan pembaca Anda memikirkan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Sertakan ajakan bertindak. Ini dapat mencakup lebih dari satu tugas. Misalnya, Anda dapat meminta pembaca untuk mengunjungi situs web Anda sebelum mereka menelepon, atau memberi tahu dia bahwa Anda akan menelepon setelah dia berkesempatan mengunjungi situs web Anda. Beri tahu pembaca untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan, dengan memberikan alamat email dan nomor telepon Anda.

Anda mungkin lebih berhasil dengan panggilan tindak lanjut daripada menunggu calon pelanggan atau mitra menelepon Anda. Beri tahu penerima Anda kapan Anda akan menelepon sehingga dia akan siap untuk panggilan Anda. Berikan tanggal dan waktu untuk menunggu panggilan.