Hubungan Kontraktual dalam Manajemen Proyek

Sebagian besar kontrak pasokan memiliki elemen biaya, waktu, dan fungsionalitas, tetapi kontrak yang dikeluarkan untuk suatu proyek memerlukan pertimbangan khusus. Kontrak yang menghubungkan manajemen proyek dengan pemasok biasanya didasarkan pada kepentingan bersama dalam penyelesaian proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Kepentingan bersama ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan hubungan positif dengan pemasok yang didukung oleh sanksi kontrak untuk non-kinerja tugas-tugas utama.

Risiko

Sebuah proyek merepresentasikan risiko bagi pemilik jika terlambat atau tidak berjalan sesuai rencana. Proyek menimbulkan biaya tambahan jika manajemen proyek harus mengambil tindakan khusus untuk mempercepat pekerjaan untuk mempertahankan tanggal penyelesaian. Idealnya, pemasok utama dan pemilik berbagi biaya tersebut. Hubungan kontraktual berdasarkan risiko bersama berarti kedua belah pihak mencoba meminimalkan biaya tambahan dan melaksanakan bagian pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka.

Tanggung jawab

Meskipun Anda dapat mendasarkan hubungan kontraktual pada risiko bersama, tanggung jawab masing-masing pihak harus jelas. Biasanya kontrak menentukan bahwa setiap pemasok dan pemilik bertanggung jawab atas pasokan dan pekerjaan mereka sendiri. Kontrak harus menetapkan bahwa Anda akan memenuhi tanggung jawab perencanaan dan koordinasi Anda dan pemasok tanggung jawab kontrak mereka.

Persediaan

Sebagai manajer proyek, Anda memesan barang dan jasa yang Anda butuhkan untuk proyek tersebut. Kontrak yang dihasilkan harus merinci dengan tepat material atau pekerjaan apa yang harus dipasok oleh kontraktor, harga total, waktu pemasokan dan karakteristik khusus yang harus dimiliki material. Sementara bagian lain dari kontrak mempengaruhi hubungan kontraktual, rincian pasokan menentukan kewajiban utamanya.

Penerimaan

Kontrak yang menjadi dasar hubungan yang baik menentukan karakteristik pasokan yang harus dimiliki manajemen proyek untuk menerimanya. Jika proyek membutuhkan jumlah atau berat bahan atau bahan tertentu dengan sertifikasi tertentu, kontrak harus menentukan detailnya. Jika pekerja harus memiliki lisensi atau izin, kontrak harus mencantumkannya. Hubungan kontraktual yang didasarkan pada kontrak semacam itu memberi manajemen proyek dasar yang jelas untuk menerima pasokan atau menolak penerimaan jika pasokan tidak memenuhi persyaratan kontrak.

Pembayaran

Kewajiban utama manajemen proyek adalah melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak. Kontrak khas untuk bagian utama proyek menentukan pembayaran kemajuan, seperti persentase spesifik pada penandatanganan, mulai produksi, pengiriman, penerimaan dan penyelesaian proyek. Dasar untuk hubungan kontrak yang baik menyusun pembayaran untuk meminimalkan persyaratan pembiayaan pemasok sambil membatasi risiko kelebihan pembayaran manajemen proyek jika terjadi kegagalan kinerja.

Jaminan

Bagian penting dari manajemen proyek adalah menyampaikan proyek yang menjalankan fungsi yang dibutuhkan oleh pemiliknya. Kontrak proyek biasanya akan menetapkan bahwa pemasok komponen proyek utama harus menjamin bahwa pasokan mereka memenuhi dan terus memenuhi persyaratan proyek untuk jangka waktu tertentu. Hubungan kontraktual yang positif berarti manajemen proyek dapat menyelesaikan pertanyaan garansi dengan pemasok secara damai.