Alat Penganggaran Manajemen Proyek
Manajer proyek menggunakan alat dan teknik penganggaran untuk membuat data keuangan yang memastikan proyek didanai secara memadai dan dapat diselesaikan dalam anggaran yang dialokasikan. Dengan menggunakan model, templat, dan kalkulator, manajer proyek yang efektif memperkirakan secara akurat, memantau dengan cermat, dan mengelola risiko dengan tepat. Alat-alat ini membantu manajer proyek secara efektif mengkomunikasikan status anggaran proyek kepada sponsor proyek, yang biasanya menyediakan dana, selama siklus hidup proyek.
Standar
Institut Manajemen Proyek menerbitkan "Badan Pengetahuan Manajemen Proyek," yang menjelaskan bagaimana menghitung anggaran pada saat penyelesaian, biaya pekerjaan yang dianggarkan dan biaya pekerjaan yang dijadwalkan. Perhitungan standar ini membantu manajer proyek memantau kemajuan proyek, tetap dalam anggaran dan melaporkan status proyek menggunakan istilah yang diakui secara universal.
Sejalan
Alat anggaran analog menggunakan biaya aktual dari proyek sebelumnya untuk memperkirakan biaya proyek baru. Selama kedua proyek tersebut serupa, teknik ini bekerja dengan baik. Pendekatan ini dapat digunakan oleh manajer proyek yang kurang berpengalaman. Namun, menggunakan teknik ini untuk memperkirakan kebutuhan anggaran untuk proyek yang inovatif dan kompleks mungkin kurang akurat dan tidak dapat diandalkan.
Parametrik
Alat penganggaran parametrik menggunakan data historis dan variabel lain untuk menghitung perkiraan parameter proyek, seperti ruang lingkup, biaya dan durasi. Misalnya, untuk menghitung perkiraan biaya, kalikan jam kerja yang direncanakan dengan biaya historis per jam. Dengan asumsi bahwa data historis Anda relevan, teknik ini biasanya menghasilkan tingkat akurasi yang tinggi. Setelah Anda mengetahui perkiraan biaya aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda, identifikasi risiko yang terkait dengan masing-masing aktivitas tersebut. Dengan memperkirakan kemungkinan jam lembur, perubahan harga, dan biaya tambahan, Anda dapat menyiapkan anggaran yang wajar.
Metode Top-Down
Dengan menggunakan alat penganggaran top-down, Anda melihat total anggaran proyek dan memperkirakan biaya untuk setiap proses. Dengan memeriksa setiap aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, Anda kemudian dapat menilai aktivitas mana yang harus dikurangi, jika perlu, untuk memenuhi anggaran. Pendekatan ini cenderung menghalangi manajemen bergaya partisipatif. Manajer proyek mengambil semua tanggung jawab untuk pengambilan keputusan.
Metode Bottom-Up
Dengan menggunakan pendekatan penganggaran bottom-up, tim proyek melakukan brainstorming dan mendiskusikan bagaimana menghasilkan anggaran proyek. Kualitas hasil tergantung pada kualitas input. Mendapatkan nasihat ahli selama proses ini membantu meningkatkan keakuratan anggaran. Misalnya, menjalankan rapat dan mengundang manajer proyek sebelumnya. Gunakan perangkat lunak anggaran manajemen proyek gratis, seperti SmartSheet, Manajer Anggaran Proyek atau AceProject, untuk membuat draf dan memperdebatkan pengeluaran proyek. Selain itu, gunakan Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek, yang dikembangkan oleh Angkatan Laut AS, untuk menganalisis tugas dan menentukan tugas penting yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
