Bagaimana Membuat Rencana Proyek yang Berhasil

Bahkan sebelum Anda mulai mempersiapkan rencana proyek Anda , ingatlah bahwa itu lebih dari apa yang Anda janjikan di atas kertas. Sebuah rencana proyek dimulai dengan sesuatu yang lain; itu dimulai dengan percakapan dan pembentukan hubungan. Anda harus berkumpul di sekitar orang-orang yang terlibat dalam proyek dengan Anda dan mengobrol dengan mereka.

Garis besar proyek yang baik tidak hanya direncanakan dengan cermat, tetapi juga lengkap dan jelas. Alasan mengapa rencana proyek yang sukses begitu sukses adalah karena mereka diikuti. Dan apa yang membuat orang mengikuti rencana proyek Anda? Orang akan mengikuti sesuatu yang telah mereka beli dan yang mereka rasa memiliki.

Bagaimana Membuat Orang untuk Membeli Rencana Proyek Anda

Mencoba membuat orang setuju dengan rencana proyek Anda berarti Anda harus bernegosiasi dengan mereka. Bahkan sebelum Anda mulai merencanakan proyek, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan:

  • Orang-orang di tim Anda harus didengarkan karena emosi adalah faktor yang sangat besar dalam keberhasilan proyek Anda. Rekan tim Anda akan lebih bersedia memberikan proyek mereka semua jika mereka merasa mendapat dukungan penuh dari Anda.
  • Ketika setiap orang dalam tim menyumbangkan beberapa ide mereka ke rencana proyek, maka setiap orang akan memiliki rasa kepemilikan dalam proyek tersebut. Setiap orang akan mengadvokasi bagian dari rencana yang menjadi tanggung jawab mereka. Ini juga akan mengurangi beban kerja dan tekanan yang harus Anda tangani.
  • Akan ada tim berbeda yang mengerjakan proyek yang sama. Akan ada tim pemasaran, tim pengembang, dan sebagainya. Mereka mungkin tidak selalu setuju, dan beberapa keinginan mereka mungkin tidak ada hubungannya dengan satu sama lain. Dengan kata lain, mereka akan saling eksklusif. Manajer proyek yang hebat tahu bagaimana menciptakan keharmonisan dalam tim dan meminimalisir resistensi.

Dukungan untuk Proyek Perlu Ditetapkan dengan Baik

Rencana proyek yang baik memiliki rencana dukungan yang jelas dan konkret. Ada protokol yang jelas tentang apa yang terjadi ketika masalah muncul. Karena satu hal yang selalu bisa Anda yakini adalah bahwa masalah akan muncul sesekali. Anggota tim perlu tahu kepada siapa harus meminta bantuan, yang akan mendorong mereka untuk lebih terbuka tentang apa yang mereka alami. Tidak seorang pun akan merasa perlu untuk menyembunyikan kesalahan mereka atau menutupinya.

Perlu Adaptasi dalam Proyek

Manajer proyek yang baik memahami perubahan dan peran yang dimainkannya dalam manajemen proyek . Bahkan rencana yang paling baik bisa terganggu di beberapa titik atau lainnya. Rencana manajemen proyek yang baik akan mengalir dengan lancar, merangkul perubahan yang datang dan beradaptasi dengannya. Manajer proyek yang baik akan melengkapi timnya dengan semua yang mereka butuhkan untuk menghadapi perubahan.

Sebelum Anda mulai menulis rencana Anda, Anda perlu berbicara dengan tim Anda dan mendapatkan aturan dasarnya dengan benar. Dengan begitu, Anda akan memiliki fondasi yang stabil untuk mendasarkan rencana proyek Anda.

Pertanyaan Penting dari Rencana Proyek

Agar rencana proyek Anda berhasil, ini harus menjawab beberapa pertanyaan penting:

  • Apa tujuanmu ?
  • Berapa anggaran Anda ?
  • Bagaimana Anda akan menyelesaikan proyek ini?
  • Kapan proyek akan selesai?
  • Apa yang terjadi jika Anda harus mengubah sesuatu di tengah jalan?
  • Apa yang terjadi jika beberapa anggota tim Anda tidak tersedia?
  • Bagaimana Anda melacak kemajuan Anda ?

Dalam proses menjawab pertanyaan-pertanyaan inilah Anda mulai memahami hal-hal seperti ruang lingkup proyek, penjadwalannya, dan juga persyaratan anggaran. Anda juga akan memiliki gagasan yang jelas tentang tanggung jawab semua orang dalam proyek tersebut. Semua detail akan datang saat Anda berkolaborasi dengan tim Anda.

Kesalahan Penting dari Rencana Proyek

Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan yang akan membuat rencana proyek Anda gagal:

  • Harapan umum: Harapan umum akan menjadi awal dari akhir proyek Anda. Anda tidak ingin memiliki tujuan seperti "meningkatkan penjualan" sebagai tujuan proyek Anda karena tidak ada artinya. Sebaliknya, miliki sasaran yang lebih spesifik seperti "meningkatkan penjualan setidaknya 50%". Tujuan seperti itu jauh lebih mudah untuk dicapai.
  • Garis waktu horizontal: Garis waktu horizontal adalah garis waktu di mana aktivitas A dilakukan dan diselesaikan sebelum melanjutkan ke aktivitas B. Hal ini dapat memperlambat proyek karena aktivitas tersebut terjadi secara berurutan. Anda akan sering menemukan banyak aktivitas dalam sebuah proyek yang dapat dilakukan secara bersamaan. Itulah ide di balik garis waktu vertikal, atau bagan Gantt. Anda mencatat semua aktivitas independen yang dapat dilakukan pada waktu yang sama pada setiap tahap proyek dan menjadwalkannya sehingga anggota tim Anda yang berbeda mengerjakan aktivitas yang berbeda pada waktu yang sama. Kegiatan A, B, dan C dapat dilakukan secara bersamaan sebelum dilanjutkan ke D, E, dan F. Hal ini akan mempercepat waktu pengerjaan proyek.
  • Kepemilikan dan akuntabilitas terpusat: Hal terakhir yang Anda ingin anggota tim proyek rasakan adalah kurangnya kepemilikan dalam proyek. Ketika akuntabilitas dan kepemilikan dipusatkan, maka setiap masalah tiba-tiba akan menjadi “masalah orang lain” dan setiap orang akan melakukan seminimal mungkin dalam tugas yang diberikan. Untuk proyek yang besar dan kompleks, anggota tim perlu bertanggung jawab atas tugas mereka dan juga memiliki rasa kepemilikan dan kontribusi terhadap keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Hindari jebakan tersebut, dan kemungkinan rencana proyek Anda berhasil akan jauh lebih tinggi.

Apa yang Membuat Rencana Proyek yang Baik?

Semua rencana proyek yang baik memiliki beberapa karakteristik yang sama. Terapkan langkah - langkah manajemen proyek ini ke rencana proyek Anda dan lihatlah itu berkembang tepat di depan mata Anda:

A Fokus pada Hasil

Jika Anda ingin memiliki rencana proyek yang sukses, jangan mengandalkan ekspektasi umum, seperti peningkatan penjualan atau semacamnya. Alih-alih, carilah sasaran spesifik seperti persentase peningkatan penjualan tertentu dalam periode tertentu. Biarlah itu menjadi sesuatu yang dapat Anda ukur dengan mudah. Itu membuat rencana proyek Anda jauh lebih jelas.

Buat Rencana Vertikal

Banyak rencana proyek cenderung memiliki rencana horizontal, di mana aktivitas A diikuti oleh aktivitas B, dan kemudian aktivitas C. Namun, rencana proyek terbaik memiliki garis waktu vertikal di mana orang-orang mengerjakan proyek independen pada waktu yang sama. Satu tim dapat mengerjakan aktivitas A, B, dan C sementara yang lain mengerjakan D, E dan F.

Rencana Proyek yang Baik Lebih Cepat

Ketika proyek Anda berlangsung terlalu lama, tim Anda kemungkinan besar akan mengalami kelelahan. Kehilangan motivasi adalah masalah lain yang terjadi, dan menyebabkan kinerja dan produktivitas tim Anda menurun drastis. Rencana proyek yang cepat , di sisi lain, akan membatasi proyek menjadi kurang dari 100 hari untuk sebagian besar proyek. Proyek yang lebih besar mungkin membutuhkan waktu lebih lama, tetapi masih dapat diselesaikan dalam waktu singkat jika direncanakan dengan baik. Selama Anda fokus pada hasil, merencanakan secara vertikal dan meletakkan fondasi yang tepat, adalah mungkin untuk mempercepat proyek.

Buat Orang Bertanggung Jawab

Tim tempat Anda bekerja pada proyek bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Anda, sebagai pemimpin proyek, bertanggung jawab atas keberhasilan proyek. Ini bukan model yang bagus karena membuat tim Anda berkonflik dengan dirinya sendiri. Cara yang lebih baik untuk melakukannya adalah dengan memberikan tanggung jawab yang berbeda kepada setiap tim untuk mencapai tujuan tertentu. Mereka akan mencari cara untuk mencapai tujuan tersebut, dan mereka akan memiliki rasa kepemilikan yang lebih besar dalam proyek tersebut.

Apa Langkah-Langkah Menulis Rencana Proyek yang Berhasil?

Setelah Anda meletakkan dasar, inilah saatnya untuk benar-benar menuliskan rencana proyek. Berikut beberapa hal yang harus selalu Anda pikirkan saat menyiapkan proyek:

Tujuan Proyek

Proyek Anda harus memiliki tujuan. Perlu ada perspektif tingkat tinggi yang memberi tahu Anda apa hasil yang diharapkan. Anda harus memasukkan umpan balik yang Anda dapatkan dari tim Anda untuk membantu dalam proses ini.

Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup Anda harus didefinisikan dengan baik dengan deskripsi terperinci dalam rencana proyek tentang apa yang ada di dalam ruang lingkup dan apa yang di luar ruang lingkup. Anda juga harus membuat tim Anda setuju sehingga semua orang tahu persis apa yang ada dalam lingkup proyek dan bagaimana menangani hal-hal yang berada di luar ruang lingkup.

Paket Kerja

Beri tim Anda pandangan tingkat tinggi tentang pekerjaan yang perlu mereka lakukan. Ankit Rastogi tentang "Cara membuat Rencana Proyek yang sempurna: Langkah demi langkah" mendefinisikan paket pekerjaan sebagai "tingkat terendah diberi nomor sesuai dengan kegiatan dan tugas yang berbeda." Karena rencana proyek Anda berfokus pada hasil, Anda harus memberi tahu semua anggota tim Anda peran apa yang mereka mainkan dalam mencapai hasil yang diminta dengan memberi mereka paket kerja yang ditentukan dengan baik.

Jadwal

Miliki jadwal yang memperhitungkan sumber daya yang tersedia untuk proyek, biaya proyek , dan waktu yang akan diambil. Sementara Anda melakukannya, cari tahu aktivitas apa yang bersamaan dan tidak lancar sehingga Anda tahu siapa yang dapat mengerjakan apa dan pada jam berapa.

Hasil

Hasil seperti apa yang ingin Anda dapatkan dari proyek Anda ? Apakah mereka berwujud? Bisakah mereka diukur? Anda juga harus memiliki parameter evaluasi utama untuk mengetahui dengan tepat bagaimana kinerja proyek.

Anggaran

Jangan langsung memulai dengan anggaran , karena Anda berisiko memaksakan terlalu banyak pekerjaan ke dalam anggaran yang terlalu kecil. Sebaliknya, cari tahu hal terpenting yang harus Anda lakukan terlebih dahulu, lalu tetapkan anggaran berdasarkan itu. Anda dapat merestrukturisasi proyek nanti, untuk pengembalian investasi yang lebih besar.